Outsourcing - kľúč k úsporám a efektivite

Outsourcing? Čo je to? Ide o pojem, ktorý znamená zadanie zákazky externej firme. Toto označenie aj postup sa dnes bežne používajú v mnohých odboroch. Ponúka sa zníženie nákladov, prístup k expertným znalostiam a uvoľnenie kapacít pre kľúčové aktivity firmy. Outsourcing však nemusí byť univerzálnym liekom na všetky problémy. V tomto článku sa pozrieme na to, aký má outsourcing význam a aké sú jeho kladné aj záporné stránky. Zameriame sa na oblasti, kde je jeho použitie prínosom, a tiež na to, kde sa jeho aplikovanie neoplatí.

Kde je outsourcing vhodný

Oblasťou, v ktorých sa outsourcing ukazuje ako efektívny nástroj je pomerne veľa. Obvyklé je jeho využitie napr. v zákazníckom servise, IT službách, reklame a marketingu, logistike, doprave, účtovníctve a financiách či v kancelárskych službách.

Outsourcing v IT službách
Externé firmy sa špecializujú na správu IT infraštruktúry, vývoj softvéru, kybernetickú bezpečnosť a ďalšie oblasti, čím vám ušetria investície do vlastného IT oddelenia a zaistia vám špičkovú starostlivosť o vaše systémy.

Zefektívnenie zákazníckeho servisu
Outsourcing call centier vám pomôže zvládať nárazové nárasty hovorov, zaistí nepretržitú podporu v cudzích jazykoch a zefektívni starostlivosť o zákazníkov.

Pomoc v marketingu a reklame
Externí špecialisti vám pomôžu s tvorbou marketingových stratégií, kampaní a reklamných materiálov, čím uvoľnia vaše kapacity pre iné aktivity a zaistia vám objektívny pohľad na váš trh.

Úspory v účtovníctve a financiách
Outsourcing účtovníctva vás zbaví starostí s vedením účtovných kníh, daňovými priznaniami a ďalšími povinnosťami, čím sa ušetrí čas aj peniaze.

Zvýšenie výkonu v logistike a doprave
Externé firmy sa postarajú o skladovanie, distribúciu tovaru a prepravu, čím vám zefektívnia zásobovací reťazec a znížia náklady na logistiku.

Kancelárske potreby bezstarostne
Outsourcing dodávok kancelárskych potrieb, ako sú tonery do laserových tlačiarní, atramentové kazety, kancelársky papier a fotopapier, vám zaistí bezproblémový chod kancelárie a ušetrí vám čas aj peniaze. Dodávatelia kancelárskych potrieb ponúkajú široký výber produktov od renomovaných značiek za dostupné ceny a zaistia vám včasné dodávky až do vašej kancelárie. 

Výhody outsourcingu

Outsourcing so sebou prináša celý rad benefitov, kvôli ktorým ho využíva množstvo podnikov, firiem i súkromníkov. O ktoré výhody sa jedná?

Zníženie nákladov - externé firmy dokážu často ponúknuť nižšie ceny za svoje služby ako interní zamestnanci, a to vďaka úsporám z rozsahu, špecializácii a zdieľaniu zdrojov.

Zvýšenie efektivity - outsourcing vám umožňuje zbaviť sa činností, ktoré nie sú pre vašu firmu kľúčové, a sústrediť sa na základ vášho podnikania. To vedie k zefektívneniu procesov a rastu produktivity.

Prístup k znalostiam odborníkov - externé firmy môžu ponúknuť špecialistov s hlbokými znalosťami a rozsiahlymi skúsenosťami v danej oblasti, ktoré by ste si interne mohli len ťažko dovoliť.

Flexibilita - outsourcing umožňuje zvyšovať a znižovať kapacity firmy podľa aktuálnej potreby, čím sa zvyšuje flexibilita firmy a jej schopnosť reagovať na zmeny na trhu.

Uvoľnenie zdrojov - zadaním externých zákaziek uvoľníte ľudské aj finančné zdroje, ktoré môžete investovať do strategického rozvoja firmy.

Vždy zvážte aj riziká

Aj keď outsourcing ponúka mnoho benefitov, je dôležité zvážiť aj potenciálne riziká, ktoré so sebou prináša. Ide predovšetkým o tieto:

Strata kontroly - zadávaním zákaziek externe strácate do istej miery kontrolu nad procesmi a výsledkami. Je dôležité starostlivo vybrať spoľahlivého partnera a jasne definovať svoje požiadavky.

Komunikačné bariéry - Komunikácia s externým dodávateľom môže byť náročnejšia ako s interným tímom, a to z dôvodu kultúrnych rozdielov, časových posunov a jazykových bariér.

Nedostatočná kvalita - nie každý externý dodávateľ spĺňa požadované štandardy kvality. Je dôležité starostlivo preveriť referencie a skúsenosti dodávateľa a jasne definovať požiadavky na kvalitu služieb.

Zvýšené náklady v prípade chýb – ak sa externý dodávateľ dopustí chyby, môže to mať pre vašu firmu značné finančné aj nefinančné dopady.

Strata kontroly - zadávaním zákaziek externe strácate do istej miery kontrolu nad procesmi a výsledkami. Preto musia byť vybraní partneri spoľahliví.

Zabezpečenie dát - zvlášť pri outsourcingu IT služieb a spracovaní citlivých dát treba klásť dôraz na kybernetickú bezpečnosť a dodržiavanie GDPR. Starostlivo preverte bezpečnostné opatrenia dodávateľa a uistite sa, že spĺňajú požadované štandardy.

Rozhodujte sa uvážlivo

Outsourcing je mocný nástroj, ktorý môže vašej firme priniesť značné výhody. Je možné vďaka nemu znížiť náklady, zvýšiť efektivitu a získať prístup k expertným znalostiam. Rovnako ako pri každej strategickej zmene je však dôležité starostlivo zvážiť všetky pre a proti. Analyzujte svoje potreby, stanovte jasné ciele a vyberte si spoľahlivého partnera. Pokiaľ k outsourcingu pristúpite s rozmyslom, môže sa stať významným činiteľom pre úspech vášho podniku.