Čo všetko musí byť súčasťou úradného listu

Pri oficiálnej písomnej komunikácii s úradmi a ďalšími inštitúciami musíme dodržiavať základné formálne aj typografické pravidlá. Úradný list je našou vizitkou a jeho forma o nás všeličo vypovie. Vo výsledku môže mať aj vplyv na konečné rozhodnutie pri riešení našich požiadaviek.

Píšete úradný list? Vytlačte ho kvalitným tonerom a zvýšite šancu na kladné vybavenie vašej žiadosti.

Úradný list napíšte na počítači a vytlačte ho

Úradný list si dopredu spíšte na počítači, potom ho vytlačte a skontrolujte. Jedinečnosť ručne písaného listu možno ocenia vaši známi, ale rozhodne nie úradníci, ktorí by museli rukopis prácne lúštiť.

Je jedno, v akom textovom editore úradný list pripravíte, zamerajte sa však na použitie dostatočne veľkého písma (ideálne 12px), nastavte vhodný font a riadkovanie. Úradné listy sa bežne píšu pätkovým písmom, napríklad štandardným Times New Roman, nie je to však podmienkou.

Pred odoslaním si vytlačený úradný list skontrolujte

Až budete mať úradný list starostlivo spísaný a správne naformátovaný, vytlačte ho. Než ho vložíte do obálky a odošlite, starostlivo si ho ešte raz prečítajte a skontrolujte kvalitu. Ak budete na tlač používať atramentovú tlačiareň, nechajte atrament zaschnúť, aby sa pri vkladaní do obálky nerozmazal.

V prípade tlače na laserovej tlačiarni používajte osvedčené originálne alebo alternatívne tonery, pri ktorých si budete istí vysokou kvalitou výstupu. Predsa by ste nechceli, aby bol oficiálny dokument po otvorení na príslušnom úrade nečitateľný. Pokiaľ si nestojíte za kvalitou tlače domácej tlačiarne, dôležité dokumenty si radšej nechajte vytlačiť inde.

Formálne náležitosti úradných dokumentov

Výhoda úradných dokumentov spočíva v ustálenej forme. Akonáhle formálny list raz napíšete, poslúži vám ako kvalitná šablóna pre ďalšiu korešpondenciu. Do každého úradného listu patria:

Adresa odosielateľa a prijímateľa

Na začiatok úradného listu uveďte do ľavého horného rohu svoju adresu. Úradník či iný významný príjemca hneď po otvorení listu uvidí, kto ho poslal. Pod svoju adresu uveďte adresu príjemcu, ktorým môže byť buď konkrétna osoba alebo oddelenie, úrad, škola či iná inštitúcia.

Miesto a dátum

Je bežnou praxou písať miesto a dátum, ku ktorému sa list viaže, priamo pod uvedené adresy. Zvyšuje sa tým prehľadnosť a orientácia v obsahu listu.

Nadpis, predmet žiadosti

Väčším písmom zhrňte niekoľkými slovami predmet svojej žiadosti. Nadpis úradného listu funguje rovnako ako predmet uvádzaný v elektronickej pošte. Zaujme na prvý pohľad a okamžite informuje o obsahu. Musí byť krátky, výstižný a stručný.

Oslovenie

Nezabudnite na formálne oslovenie príjemcu. Ak píšete konkrétnej osobe, začnite slovami Vážený pán / Vážená pani; Ak oslovujete celé oddelenie alebo príjemcu nepoznáte, použite oslovenie Vážení.

Obsah úradného listu

Nasleduje oznámenie, kvôli ktorému list posielate. Musí byť jasné a stručné. Používajte neutrálny spisovný jazyk bez citovo zafarbených slov, vulgarizmov a citosloviec. Dajte prednosť jednoduchým vetám pred zložitou vetnou stavbou..

Poďakovanie a podpis

Ak ste v liste oznámili všetko potrebné, nezabudnite na záver poďakovať (napr. Slovami vopred ďakujem za skoré vybavenie ) a dokument zakončite svojím menom, priezviskom a vlastnoručným podpisom.

Z komunikácie s úradmi a inštitúciami nemusíte mať obavy. Ak dodržíte základné pravidlá písania úradných listov, vaše vystupovanie bude pôsobiť profesionálne. So spisovaním úradných listov vám nepomôžeme, ale keď nám napíšete, radi poradíme s výberom nového tonera či atramentovej náplne.

 

Vyberte si kvalitnů náplň podľa značky tlačiarne!

 

Zdroj fotografií: Depositphotos.com