Ako naformátovať dokument k tlači

Pripravujete manuály, brožúry, skriptá alebo iné textové dokumenty, ktoré sú určené na tlač? Potom si dajte pozor na správne formátovanie - tlačený dokument musí byť prehľadný a čitateľný. Ak dodržíte základné pravidlá formátovania a použijete kvalitnú tlačiareň, čitateľnosť vašich dokumentov sa výrazne zlepší.

Chcete mať vytlačený dokument prehľadný a čitateľný? Stačí sa riadiť zásadami správneho formátovania.

Členenie textu je základom správneho formátovania

Pokiaľ pri tvorbe dokumentu nerozmýšľate nad formátovaním, buďte si istí, že sa do ich čítania nikto nehrnie. Nič nemôže čitateľa odradiť viac než pohľad na stranu čistého textu bez akýchkoľvek záchytných bodov. Pri finálnom formátovaní myslite na to, že dokument je určený na čítanie, takže sa ho snažte vytvárať s ohľadom na prehľadnosť, jasnú štruktúru a schopnosť rozlíšiť dôležité od nedôležitého.

Nie je ťažké pripraviť dobre čitateľný text. Ako na to? Stačí dlhé odseky rozdeliť na niekoľko menších, používať nadpisy viac úrovní a odlíšiť ich veľkosťou písma, dôležité pasáže potom zvýrazniť tučne. Pre tlačené dokumenty sa zvyčajne volí pätkové písmo, napríklad hojne rozšírený font Times New Roman. Pokiaľ má text pôsobiť seriózne, nepoužívajte Comic Sans a podobné fonty. Nikdy. Boli by ste všetkým len na smiech.

Pozor na odkazy na webové stránky

Pokiaľ máte základy formátovania dokumentu k tlači v malíčku, zamerajte sa na detaily. Najviac sa chybuje pri tvorbe dokumentov, ktoré sú určené ako k tlači, tak na čítanie na monitore. V dokumentoch sa totiž často zabúda na internetové odkazy, ktoré sa automaticky zobrazujú sfarbené do modra a podčiarknuté. Na papieri vyzerá také formátovanie amatérsky, takže ho radšej odstráňte a odkazy na weby píšte rovnako ako zvyšok textu. To isté platí pri písaní e-mailových adries.

Chcete tlačiť drobné písmo? Používajte kvalitné tonery

Aby bol text na papieri dobre čitateľný, je okrem správneho formátovania dôležité používať aj kvalitné tlačiarne a tonery či atramentové kazety. Pre tlač veľmi drobného písma je vhodnejšia laserová tlačiareň, atrament má tendenciu sa mierne rozpíjať.

Kontúry písmen budú pri použití kvalitného originálneho alebo alternatívneho tonera ostré, navyše nehrozí riziko rozmazania vlhkými prstami. To ale neznamená, že by ste na atramentových tlačiarňach nemohli tlačiť kvalitné dokumenty. Každá technológia prináša výhody aj nevýhody, s ktorými by ste sa mali vopred oboznámiť.

Naučte sa exportovať do PDF

Pripravujete dokumenty pre tlač, tú ale bude mať na starosti niekto iný? Ak vyexportujete textový dokument do formátu PDF, vyhnete sa zbytočným nepríjemnostiam. Ak by totiž príjemca používal iný textový editor, môže sa stať, že sa mu všetko formátovanie rozhodí, od použitého fontu cez medzery až po diakritiku. Pri použití PDF sa to nestane, dokument bude vyzerať na všetkých zariadeniach rovnako a poradí si aj s bitmapovou aj vektorovou grafikouu.

Ak ste tvorbe textového dokumentu venovali veľa času, nepokazte si ho zlým formátovaním. Naučte sa text vhodne členiť, exportujte do PDF a predovšetkým používajte také tlačiarne a tonery alebo atramentové náplne, s ktorými bude výstup dokonalý. Kvalitne naformátovaný dokument si zaslúži kvalitný toner!

Vyberajte z ponuky tonerov

 

Zdroj fotografií: Depositphotos.com